Het onderhoudscontract loopt af. Een nieuwe partij neemt het over. En dan blijkt hoeveel er bij het einde niet was vastgelegd. Van de fouten die telkens terugkomen bij onderhoudsaanbestedingen is dit misschien wel de meest onderschatte: de afronding en overdracht aan het einde van een contract.
Drie dingen die wij in de praktijk steeds weer zien misgaan bij de overgang naar een nieuwe onderhoudspartij:
1. De overdracht van het gebouwbeheersysteem
Toegangscodes, softwarelicenties, de staat waarin het GBS wordt achtergelaten — het is zelden goed uitgewerkt. Blijven de modems actief? Is beheer op afstand bij de nieuwe partij geregeld? Als die vragen niet vooraf zijn beantwoord, begint de nieuwe leverancier met een achterstand — en blijft u zitten met het gedoe om alsnog boven tafel te krijgen wat allang geregeld had moeten zijn.
2. De codes van de inbraakmeldcentrale
Het gebeurt met regelmaat dat een vertrekkende leverancier zijn codes niet wil afgeven aan zijn opvolger. U staat dan met lege handen bij een installatie die u nodig heeft — en bent afhankelijk van de goodwill van een partij die net het contract is kwijtgeraakt.
3. De verdwenen logboeken
Keuringsrapporten en logboeken staan verspreid over de klantportalen en cloudoplossingen van verschillende externe partijen. Bij een contractwissel verdwijnen ze in een digitale Bermudadriehoek — en u krijgt ze niet zomaar terug.
En de conditie van het vastgoed zelf
Er is nog iets dat verder gaat dan data en toegang: de conditie van het vastgoed zelf. Als u gedurende het contract stuurt op conditie, dan zou dat er ook toe moeten leiden dat de panden in de afgesproken conditie worden opgeleverd. Te vaak ontbreekt die afspraak — en blijft onduidelijk in welke staat u uw eigen vastgoed terugkrijgt.
De rode draad is steeds dezelfde: het contract regelt de start, niet het einde. De eindoplevering wordt gezien als een formaliteit achteraf, in plaats van als een verplichting die vooraf is vastgelegd.
Bereid het opleverdossier al voor in de aanbesteding
De moraal van het verhaal: leg vóóraf vast wat er aan het einde moet worden overgedragen — data, codes, licenties, logboeken én de conditie waarin het vastgoed wordt achtergelaten — en welke consequenties eraan verbonden zijn als dat niet gebeurt.
En zorg dat die informatie ook echt bij u terechtkomt en blijft. In onze aanpak richten we daarvoor een Teams-omgeving in op de server van de opdrachtgever, waar alle data direct, veilig en op één plek toegankelijk is — los van de portalen en cloudoplossingen van externe partijen. Zo staat de informatie vanaf dag één bij u, niet bij de leverancier.
Wie dat op orde heeft, stapt de volgende aanbesteding in zonder verrassingen.
Eén gesprek is genoeg om te bepalen waar uw winst zit. Neem vrijblijvend contact op via info@viverius.nl of +31 (6) 317 69 717.